Možnosti spolupráce
Nastavení provozu & dlouhodobého fungování
Fungování provozu začíná u dobře sestaveného týmu. Každá personální změna v office týmu totiž zpomaluje celou firmu. Mí klienti nejčastěji tápou při otázkách koho najmout, kolik by je měl/a stát, co by měl/a umět? Včasným položením těchto otázek ušetříte kapacity za opakovaný nábor nevhodného kandidáta a tím i spoustu peněz. Nastavím konkrétní očekávání a specifikaci rolí, které potřebuje váš tým tak, abych dlouhodobě zajistila zdravé fungování kancelářského provozu.
Tam, kde už zavedený tým je, začínám průzkumnou část Analýzou provozu kanceláře. Tento proces zahrnuje analýzu efektivity všech provozních nákladů, procesů a postupů, vyhodnocení současného pracovního prostředí a spokojenosti zaměstnanců, kteří kanceláře využívají ➙ výsledkem analýzy je soubor doporučení, který obsahuje změny ve vnitřních procesech, zavedení nových postupů nebo nástrojů, úpravy dodavatelského řetězce a další opatření, která zefektivní stávající fungování, sníží náklady a nastaví dlouhodobou strategii.
Soubor doporučení pro realizační část může zahrnovat:
-
audit dodavatelů a přejednání podmínek dlouhodobé spolupráce a vyjednání slev;
-
sjednocení dodavatelů tak, aby se omezil počet daňových dokladů a tím snížení práce pro finanční oddělení;
-
nastavení dlouhodobých cílů a možností kariérního růstu tak, aby office tým nebyl jen "hasič požárů", aby takovým situacím předcházel a pracoval na dlouhodobých cílech - tím se sníží fluktuace v office týmu a ušetří se čas a peníze na opakovaný nábor a trénink. Zajistí se stabilní podpora kanceláře a týmu.
Formy spolupráce
Interim Office Operation & People Care Lead
3 - 24 měsíců / cca 6 hodin denně
Stávám se součástí vašeho managementu a nastavuji pevné základy provozu kanceláře a péče o váš tým. Tato forma spolupráce je ideální pro menší rychle rostoucí firmy (10 - 30 osob), které zatím nemají zavedené žádné provozní procesy. Chtějí svůj provoz a péči o zaměstnance nastavit seniorem a udržování předat juniorní roli. To přináší efektivitu a úsporu nákladů. Jednotlivé bloky této spolupráce jsou:
-
analýza aktuálního stavu potřeb a dlouhodobého očekávání
-
nastavení efektivního provozu kanceláře a mezitýmové spolupráce
-
propojení s ověřenými dodavateli, případně otestování a nastavení nových spoluprací
-
zmapování firemní kultury a nastavení dlouhodobé strategie
-
specifikace office role/í, nastavení reportingu a vize dlouhodobých cílů a rozvoje
INTENZIVNÍ
Individuální konzultant
Pokud u vás drhne jenom konkrétní část procesu a hledáte efektivní řešení a pohled "out of the box", mrkněte na možnosti individuální spolupráce:
-
supervize office managementu
-
optimalizace interních procesů
-
mentoring office týmu
-
nastavení CSR strategie
-
definice, nábor a trénink kancelářských pozic
KONZULTAČNÍ
Stěhování & uspořádání kancelářských prostor
Stěhování kanceláře je obrovský projekt. Nejčastěji se zadává office manažerům a asistentkám, kteří k tomu musí pokračovat se svou běžnou náplní práce. To znamená plný úvazek + projekt. Pak ale nesmíme být překvapení, když po přestěhování vyhoří a odchází jinam. Pro vás to kromě ztráty zaměstnance jsou vícenáklady za opakovaný nábor, zpomalení provozu kanceláří, trénink nového člověka, změny v dosavadních procesech, v péči o kancelář, celý tým a klienty. Ovlivňuje to firemní kulturu, značku zaměstnavatele a dodavatelské vztahy.
Při stěhování kanceláří se běžně za každým doporučením dodavatele skrývá něčí provize. Tohle u mě neplatí. Nemám s dodavateli žádné provizní vazby. Hledám vždy řešení, které pro váš projekt dává skutečný smysl. Najdu více dodavatelů a provedu vás výběrovým řízením. Transparentně a tak, ať si sami můžete zvolit, kde investujete do vyšší kvality a kde se vydáte úspornější cestou.
Fází průzkumu je revize uspořádání kancelářských prostor. Jde o hodnocení současného uspořádání kanceláře vůči potřebám a činnostem zaměstnanců. Výsledkem je buď
➙ návrh konkrétních úprav pro nastavení co nejefektivnějšího uspořádání ve stávající kanceláři, nebo
➙ specifikace zadání pro architekta (workplace studie), tedy podklad pro návrh nové kanceláře, dle potřeb vyplývajících z revize.
Při tvorbě plánu vypracuji základní návrh dispozičního řešení, s ohledem na velikost, uspořádání, počet rozvržení a kapacitu zasedacích místností, vhodnost open space / uzavřených kanceláří, fixních / flexibilních pracovních míst, kapacity úložných prostor, koncept relaxačních a volnočasových prvků, vhodnost rozmístění jednotlivých pracovních zón. Doporučím kroky ke splnění hygienických norem, BOZP & PO předpisů, strategii odpadového hospodářství a externí dodavatele pro zajištění péče o kancelář - úklid, údržba zeleně, zásobování, technologické revize.
Projektové řízení zajišťuji přímo já, částečně s vaším týmem, nebo předávám ve fázi plánu a řešíte si sami. Od toho se odvíjí také celková délka projektu a následné fáze testování a vyhodnocení.
Formy spolupráce
Relocation Project Manager
2 - 18 měsíců
Jako Projektová manažerka pro stěhování povedu kompletně celý projekt vaší relokace, nebo dané části:
-
workplace analýza potřeb a specifikace zadání pro architekta
-
vyhledání vhodných prostor a vyjednání podmínek
-
výběrové řízení dodavatelů stavební a nábytkové části
-
dohled nad dodržením rozpočtu a harmonogramu, kvality a odstranění vad a nedodělků
-
koordinace dílčích dodavatelů specifických pro vaše fungování
-
nastavení provozu nových kancelářských prostor
-
příprava týmu na změnu a interní komunikace
-
koordinace stěhování
-
testování provozu
-
zapracování úprav dle výsledku testování
-
vyhodnocení spolupráce
INTENZIVNÍ
Individuální konzultant
Nevíte si rady s konkrétní částí projektu stěhování? Netušíte kde začít, potřebujete nasměrovat? Nebo hledáte pomocnou ruku pro interního projektového manažera/ku pro případ nemoci, dovolené, nebo nečekaného výpadku? V tom případě jste na správném místě.
KONZULTAČNÍ
Doplňkové služby
Santa Z kanclu
Každý rok je to stejné. Vylosujete si jméno kolegy, se kterým jste se párkrát potkali v kuchyňce u kafe a máme mu vymyslet vánoční dárek. Pojďte to letos udělat jinak.
Nekupujme si vánoční dárky navzájem, protože my si na ně dokážeme vydělat. Pojďme je koupit někomu, kdo je bez nás mít nebude, kdo je skutečně potřebuje, ocení a bude z nich mít opravdovou radost. I nám se takové vánoční dárky budou mnohem lépe kupovat, když uvidíme jaký smysl a přesah to celé může mít. V minulých letech jsem organizovala Santu pro dětský domov, azylový dům, domov seniorů, vánoční swap trhy s výtěžkem věnovaným opuštěným zvířatům.
Ne každá firma má na tyto věci kapacitu, čas a člověka, který by se tomu mohl věnovat. Je potřeba vybrat charitativní projekt, domluvit průběh, načasovat pořizování dárků, domluvit převoz a předání a nastavit kolem toho komunikaci. Tohle pro vás připravím já, zadarmo, protože mi to dává smysl. Protože rád pomůžu udělat o něco kouzelnější Vánoce těm, kteří v životě nemají tolik štěstí jako my.
Připojte svou firmu do projektu Santa Z kanclu a udělejte letošní Vánoce nezapomenutelnými.